Unterlagen, Präsentationen oder Akten können in Papierform ein nicht unerhebliches Gewicht mitbringen. Bei mehreren Terminen hintereinander muss dieses Gewicht von einem Standort zum nächsten transportiert werden. Leichter und auch eleganter ist es, die Unterlagen auf einem USB-Stick zu speichern. Dieser besitzt nur einen Bruchteil des Gewichtes eines Aktenordners kann dafür jedoch weitaus mehr Informationen aufnehmen. Je nach Kapazität des USB-Sticks kann dieser mehrere hunderttausend Seiten im Format A4 ersetzen. Dieses Fassungsvermögen dürfte selbst für die grössten Projekte ausreichen.
Genügend Kapazitäten für jedes Anwendungsgebiet.
In der heutigen Zeit werden Präsentationen häufig durch animierte Grafiken oder kurze Filme unterstützt. Diese Formen der Daten besitzen jedoch einen sehr hohen Speicherbedarf. Aus diesem Grund gibt es USB-Sticks mit unterschiedlichen Speicherkapazitäten. Je nach Modell beginnen diese bei 4 Gigabyte und können für grössere Daten bis zu einer Kapazität von 64 Gigabyte besitzen. Für einen sicheren Transport von einem Meeting zum nächsten sorgt ein Etui, welches die USB-Sticks effektiv schützt. Wobei auch erwähnt werden soll, das USB-Sticks unempfindlich auf Stösse reagieren und auch ein herunterfallen meist schadlos überstehen.